6. Perencanaan

6.1 Tindakan Ditujukan pada Peluang dan Risiko

6.1.1  Dalam merencanakan Sistem Manajemen Mutu, organisasi harus mempertimbangkan isu-isu yang dimaksud pada Klausul 4 (konteks organisasi dan pihak berkepentingan), serta menentukan risiko dan peluang yang perlu ditangani untuk:

1. Memastikan Sistem Manajemen Mutu dapat mencapai hasil yang diharapkan.

2. Meningkatkan dampak atau hasil yang diinginkan.

3. Mencegah atau mengurangi dampak yang tidak diinginkan.

4. Mendorong peningkatan kinerja.

6.1.2 Organisasi harus menyusun rencana untuk:

1. Menetapkan dan melaksanakan tindakan guna mengatasi risiko dan peluang.

2. Menentukan cara mengintegrasikan tindakan tersebut ke dalam proses Sistem Manajemen Mutu serta mengevaluasi keefektifannya.

Tindakan yang diambil untuk mengelola risiko dan peluang harus sebanding dengan potensi dampaknya terhadap kesesuaian produk dan jasa.

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengatasi risiko antara lain:

• Menghindari risiko.

• Mengambil risiko untuk memanfaatkan peluang.

• Menghilangkan sumber risiko.

• Mengubah kemungkinan terjadinya risiko atau dampaknya.

• Berbagi risiko atau mempertahankan risiko berdasarkan keputusan manajemen.

Contoh cara mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang antara lain:

• Mengadopsi praktik atau metode kerja baru.

• Meluncurkan produk baru.

• Membuka pasar baru.

• Mengelola segmen pelanggan baru.

• Membangun kemitraan melalui pemanfaatan teknologi baru.

• dan lain-lain.

6.2 Sasaran Mutu dan rencana untuk mencapai sasaran

6.2.1 Sasaran Mutu

Organisasi harus menetapkan sasaran mutu pada fungsi-fungsi yang relevan, mencakup seluruh tingkatan dan proses dalam organisasi.

Yang dimaksud dengan fungsi antara lain fungsi pembelian, produksi, HRD, GA, pemasaran (sales & marketing), dan fungsi lainnya sesuai dengan struktur organisasi. Sedangkan yang dimaksud dengan tingkatan adalah jenjang jabatan, seperti direktur, general manager, manajer, supervisor, staf, operator, dan tingkatan lain sesuai kondisi organisasi.

Sasaran mutu harus:

1. Konsisten dengan kebijakan mutu.

2. Terukur.

3. Mempertimbangkan persyaratan yang berlaku.

4. Relevan terhadap kesesuaian produk dan jasa serta peningkatan kepuasan pelanggan.

5. Dipantau secara berkala.

6. Dikomunikasikan kepada pihak terkait.

7. Diperbaharui bila diperlukan.

Sasaran mutu harus didokumentasikan dan dipelihara oleh organisasi.

6.3 Perubahan Perencanaan

Setiap perubahan yang terjadi dalam organisasi harus direncanakan dan dikendalikan dengan baik.

Dalam mengelola perubahan, organisasi perlu mempertimbangkan:

1. Tujuan perubahan dan potensi konsekuensinya.

2. Keutuhan (integritas) Sistem Manajemen Mutu.

3. Ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan.

4. Pengalokasian atau realokasi tanggung jawab dan wewenang.